事例紹介

【東京都】PyCon JP様イベント販促物デザイン×製造

デザイン×製造

このたびあけぼの印刷社では、プログラミング言語 Python（パイソン）の日本最大級のイベントの開催にあたり、会場の掲示物や配布物のデザインと製造に携わらせて頂きました。今回のインタビューでは、ご発注から納品までの流れや当社の対応について、今回のイベントの共同座長と、広報チームリーダーのお二人にお話を伺いました。

―どのような事業・活動をされているのか、教えてください

私たちPyCon JP Association は、日本最大級のPythonの祭典を年に一度開催しています。このカンファレンスでは、プログラミング言語やソフトウェアに関する情報交換が行われ、新しい友人やコミュニティと出会ったり、ビジネスに繋げたりすることができます。コロナが明けた昨年からリアル開催がメインに戻り、今年も600人を超える来場者を迎え、大変盛況でした。

カンファレンスのメインはトークセッションで、今年は約60のセッションが開催されました。その中には招待講演や基調講演も含まれています。また、ポスター発表やライトニングトーク、スプリントというハッカソンのようなイベントも行っています。カンファレンスは2日間、スプリントは1日間の開催です。

―あけぼの印刷社にご依頼いただいた背景について教えてください

PyCon JP の年次イベントは毎年ボランティアの主催メンバーを募集し、そのメンバーが運営を行っています。これまでは応募してくれたデザインに知見のある方が主体となって活動していましたが、今年はリソースの都合もあり、イベントのロゴやグッズの準備をどうするべきか悩んでいました。そこで、以前よりデザインで協力をいただいていた方から、会場掲示物やノベルティ・グッズを一つの会社にまとめて発注するのはどうかという提案をいただきました。その方から一括発注が可能な会社としてご紹介いただき、内部での検討を経て、あけぼの印刷社さんに依頼することに決めました。

―今回ご依頼いただいたのは、誰を対象にした、どんなものですか

今回の依頼内容は、会場の掲示物と参加者に配るグッズです。具体的には、入口に掲載するエントランスバナー、演台の背景として貼るポスター、横断幕、フォトブース用のポスターなどの掲示物と、イベントTシャツ、ステッカー、名札を準備していただきました。名札はバリアブル印刷で参加者ごとに5～6箇所、掲載内容が異なる形になっていて、NFC※タグを貼っています。

一人ひとり個別の名札を準備するのは大変でしたが、NFCタグの貼り込み作業まで行っていただきました。コードを読み込むとプロフィールが表示される仕組みが今回好評でした。

※NFC（Near Field Communication）は、近距離無線通信技術の国際標準規格。かざすだけで自動的にデータの送受信を行えるような仕組みです。

また、会場内ではスタンプラリー形式でブースを回遊させる工夫もしており、参加者に楽しんでいただけたと思います。

―発注前に抱えていた課題はありますか

デザインのスキルを持つメンバーがいなかったことが一番の課題でした。私たちのチームはメンバーが非常に少なく、その中でWebサイトの管理をはじめ、さまざまなタスクを行う必要がありました。人的リソースに対して作業量が多く、デザイン系のタスクが特に大変だということは前年度に担当していたメンバーからも聞いていたため、イベント当日に間に合わないのではないかという不安もありました。

―発注後にその課題は解決されましたか

デザインに関連する作業について色々と幅広く対応していただける会社だという話を伺っていたので、基本的には作業をお任せする形で依頼しました。デザインに必要な素材の収集など、運営側で行うべき作業以外はお願いして対応いただけたので、依頼する側としては頭を悩ませることを大きく減らすことができました。

今年度はロゴのデザインをクラウドソーシングで募集し、そのロゴをもとにステッカーやバナーなど他の販促物のデザインへ展開できたのは本当に助かりました。

―あけぼの印刷社に依頼して良かったなと思う点を教えてください

ロゴの決定時期が例年よりも後のタイミングで、スケジュールに余裕がない状態でした。そのような状況でも各工程で素早くかつ柔軟に動いていただけたので本当に助かりました。基本的に作業はお任せする形で対応いただけるので、考えることが少なくて済みました。メンバーに知見がないためにディレクションの仕方など手探りで進めていましたが、意図を汲み取ってもらえたのはありがたかったです。

以前はシールならシールの業者、TシャツならTシャツの業者とバラバラに発注していたので、一か所で済ませられるのは本当に助かりました。請求書も1枚で済むので、過去の発注履歴を追う手間も省けました。イベント終了後の事務作業的な部分でも負担が少なかったです。

―改善すべき点、ご要望などありますか

もっと初期の段階から関わっていただけたら、よりスムーズに進められたなと感じています。今回は7月末に打ち合わせを行い、9月の開催まで持っていきましたが、もう少し早い段階での連携ができていれば、さらに良かったかもしれません。ロゴの決定タイミングが例年より遅かったこともありスケジュールがタイトだったのですが、次年度以降は早い段階から協力いただけるやり方を模索できればと思います。

―今後、やりたいこと・実現したいことなどありますか

PyCon JP 2025 は広島で開催されます。場所が変わるので、例年と同じではなく、デザインを一味違うものにしたいと考えています。2025年は干支が巳年で、そのような年に PyCon JP の年次イベントが新たな場所で開催されるということで、PyCon JP にとって節目の年だと言えるかもしれません。そんな節目の年を彩れるように、広島らしさを取り入れたデザインや工夫を凝らして、皆さんに楽しんでいただけるカンファレンスにしたいと思っています。

－この度はインタビューにご協力いただきありがとうございました。引き続き、あけぼの印刷社をよろしくお願いいたします。

▼ PyCon JP Association 様公式ホームページはこちら
 https://www.pycon.jp/organizer/index.html

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